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Kostenloser Urlaubsplaner in Excel (Update: 23.07.2019)

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Bei mehr als einem Mitarbeiter ist es gar nicht mehr so einfach den Überblick über Abwesenheiten zu behalten. Oft scheint der klassische Papierkalender als unersetzlich. Der kostenlose Urlaubsplaner bietet in Excel eine gute Übersicht über die Urlaubsplanung aller Mitarbeiter.

Funktionen des Urlaubsplaners

  • Die Excel-Datei ist 100 % kostenfrei und auch nicht passwortgeschützt
  • Mehrere Mitarbeiter können mit der Excel-Datei arbeiten, es gibt kein Limit!
  • Der Kalender kann auf jedes Jahr umgestellt werden, einfach oben die Jahreszahl ändern und der Rest geht automatisch
  • Mitarbeiter lassen sich in Abteilungen, Gruppen, Teams oder Standorte aufteilen
  • Das Design & Layout ist individuell nach eigenen Wünschen anpassbar
  • Feiertage für alle deutschen Bundesländer werden automatisch berechnet und im Kalender berücksichtigt
  • Ferien der jeweiligen Bundesländer können eingetragen werden und werden im Kalender berücksichtigt
  • Urlaubssperren können in den Kalender eingetragen werden
  • Freie Tage (bei Teilzeitkräften) einzelner Mitarbeiter können voreingestellt werden
  • Automatische Berechnung der noch verbleibenden Urlaubstage

* = Das Verwalten von mehr als 30 Mitarbeitern kann zu Einbußen der Performance führen. Bei deutlich mehr Mitarbeitern empfiehlt sich die Premium-Version.

 

Einblicke in den Urlaubsplaner

Urlaubsübersicht auf einen Blick
Eine Gesamtübersicht der Urlaubsplanung mehrerer Mitarbeiter, die sich in Teams gruppieren lassen.

Automatische Feiertagsberechnung
Die Feiertage aller deutschen Bundesländer werden automatisch berechnet. Zusätzlich lassen sich weitere freie Tage definieren, die entsprechend in der Urlaubsübersicht dargestellt werden. Eingetragene Ferien werden ebenfalls in der Urlaubsübersicht dargestellt.

Anzeige von Ferien
Eingetragene Ferien werden übersichtlich in der Urlaubsübersicht dargestellt nachdem sie hier einmalig eingegeben wurden:

FAQ

Gibt es auch einen Kalender für das nächste Jahr
Sie können einfach das Registerblatt kopieren und links oben in Zelle C1 die gewünschte Jahreszahl eintragen. Ab Zelle K38 können dann alle vorhandenen Inhalte entfernt werden. Der Rest erfolgt automatisch. In der Premium-Version gibt es dafür einen Button.
Wie füge ich einen neuen Mitarbeiter ein?
Fügen Sie eine leere Zeile an gewünschter Stelle ein und ziehen dann von der vorherigen Zeile die Formatierungen nach unten. In der Premium-Version gibt es dafür eine Benutzeroberfläche um das deutlich einfacher zu gestalten.
Wie kann die Sortierung der Teams und Mitarbeiter geändert werden?
Schneiden Sie die entsprechenden Zeilen aus und fügen diese an die gewünschte Stelle wieder ein. In der Premium-Version gibt es dafür eine Benutzeroberfläche um das deutlich einfacher zu gestalten.
Wieviele Mitarbeiter und Teams können gepflegt werden?
Bei dem Urlaubsplaner gibt es kein Limit an Mitarbeitern und Teams. Da das Excel-Tool mit einigen bedingten Formatierungen arbeitet, könnte die Performance irgendwann etwas leiden. In der Premium-Version können die bedingten Formatierungen per Knopfdruck aufgeräumt werden.
Eine Teilzeitkraft ist an einem Wochentag nicht da. Kann ich das abbilden?
Ja, in der Spalte „I“ (diese ist über eine Gruppierung ausgeblendet) können regelmäßige Abwesenheitstage abgebildet werden da. Der Eintrag „12“ bedeutet z.B., dass der Mitarbeiter Montags und Dienstags nie da ist. Diese Tage werden dementsprechend im Planer farbig markiert. 1=Montag; 2=Dienstag; 3=Mittwoch; 4=Donnerstag; 5=Freitag; 6=Samstag; 7=Sonntag
Die bedingten Formatierungen sind durcheinander, wie kriege ich das wieder hin?
Wenn vorhandene Zellen kopiert und wieder eingefügt werden, dann werden die bedingten Formatierungen nicht erweitert, sondern es werden neue angelegt. Das geht zu Lasten der Performance. Die bedingten Formatierungen müssen im besten Fall dann wieder manuell korrigiert werden. Die Premium-Version beinhaltet eine Funktion um diese Optimierung automatisch durchzuführen.
Wie kann ich ein Update verwenden?
Da es sich um ein Excel-Tool Excel handelt sind Funktion & Inhalt nicht voneinander getrennt. Bei einem neuen Update können Sie die Daten aus der vorherigen Tabelle per Copy & Paste in die neue Tabelle bringen. Vermeiden Sie es Registerblätter dateiübergreifend zu kopieren.
Wie pflege ich die Ferien und Feiertage?
Die Feiertage werden komplett automatisch berechnet und im Kalender dargestellt. Zusätzlich können im Registerblatt „Feiertage“ weitere freie Tage (z.B. Gleittage) eingegeben werden. Ferien können im Gegensatz zu Feiertagen nicht berechnet werden, sondern diese werden festgelegt. Die Ferien können in dem Registerblatt „Ferien“ bundeslandgenau gepflegt werden.
Warum kann man beim Mitarbeiter das Bundesland eingeben?
Feiertage und Ferien sind je nach Bundesland unterschiedlich. In dem Urlaubskalender können Mitarbeiter von verschiedenen Standorten gepflegt werden. Damit bei den jeweiligen Mitarbeitern die richtigen Feiertage und Ferien angezeigt werden, kann das jeweilige Bundesland ausgewählt werden.
Ich hätte gerne etwas anders an dem Urlaubsplaner
Der Urlaubsplaner ist nicht passwortgeschützt und zu 100% Open Source. Es können jederzeit eigene Anpassungen vorgenommen. Natürlich können Sie mich auch gerne kontaktieren.

Bleiben Sie über aktuelle Updates stets informiert, melden Sie sich zum Newsletter an:

Changelog

Version Datum Inhalt
0.99 28.11.2018 Kalender per Default auf 2019 umgestellt und Anpassung einer Formel bei den Ferien in Spalte „BA“
0.98 01.10.2018 Sonderurlaubstage können jetzt auch gepflegt werden
0.97 24.09.2018 Bug entfernt (Markierung der Ferientage hat nicht korrekt funktioniert)
0.96 24.09.2018 Je Mitarbeiter können jetzt mehrere Wochentage als freie Tage (z.B. bei Teilzeitarbeitskräften) markiert werden.
0.95 19.08.2018 Anzahl der bedingten Formatierung deutlich reduziert und vereinfacht. Dadurch leichtere Anpassungsmöglichkeiten und bessere Performance.
0.9 24.04.2018 Neues Registerblatt „Ferien“ aufgenommen; Die Ferien werden in der Übersicht je nach Bundesland des Mitarbeiters automatisch angezeigt.
0.8 07.03.2017 Erster Release

 

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Wünsche Sie eine individuelle Anpassung des Urlaubskalenders oder benötigen Sie eine andere Excel-Anwendung?
Nehmen Sie Kontakt auf

22 thoughts on “Kostenloser Urlaubsplaner in Excel (Update: 23.07.2019)

    1. Guten Tag, vielen Dank für das Feedback. Bisher funktioniert das nur über Zeile einfügen (neue Zeile, keine Kopierte) und diese dann manuell befüllen. In Kürze wird es ein Update der Datei mit einer kleinen Mitarbeiterverwaltung geben um das komfortabler zu gestalten.

    1. Guten Tag, vielen Dank für das positive Feedback. Der Planer kann von selbst einfach umgestellt werden. Einfach das Tabellenblatt 2018 kopieren und die Kopie in 2019 umbenennen. Anschließend links oben die gelb hinterlegte Jahreszahl auf 2019 ändern und dann wird der komplette Kalender neu berechnet. Die Inhalte aus dem 2018er Kalender können markiert und entfernt werden, so dass das Tabellenblatt dann wieder clean ist.

      1. Hallo, wir sind auch begeistert von dem Planer!
        Wie bekommen wir denn die Ferien und Feiertage für 2019 hin? Oder müssen die alle einzeln eingetragen werden?

        1. Guten Tag, einfach das Tabellenblatt „2018“ kopieren und links oben die gelb hinterlegte Jahreszahl auf 2019 ändern. Die Feiertage werden alle automatisch berechnet und entsprechend im Kalender dargestellt, die Ferientage können im Tabellenblatt „Ferien“ manuell eingegeben werden.

  1. Guten Tag
    Ein guter Planer und super Vorlage. Ich habe bisher selber einen im Excel erstellt und suche nach der Option, dass bei Mitarbeitern mit Teilzeitpensum jeweils automatisch der nicht anwesende Tag im Planer eingetragen wird, ist das möglich? Vielen Dank für die Rückmeldung.

    1. Guten Tag, vielen Dank für das Feedback. In dem Kalender wird das über eine bedingte Formel erledigt. In Spalte J kann eine Zahl für den freien Tag eingegeben werden (1=Mo – 5=Fr). Der eingegebene Tag wird dann im Kalender entsprechend farbig markiert.

  2. Hallo,
    Der Kalender ist super, tolle Arbeit.
    Frage: wie kann ich die Monate auf Englisch umstellen? Unser Team ist in verschiedenen Ländern und es wäre toll wenn ich die Monate auf Englisch hätte.
    Danke

    1. Guten Tag, bisher gibt es dafür noch keine einfache Möglichkeit außer die Monate manuell umzustellen, aber ich nehme das mit in die Liste auf.

    1. Guten Tag, in der Spalte D kann zu jedem Mitarbeiter ein jeweiliges Bundesland eingetragen werden. Die Feier- und Ferientage zu dem jeweils hinterlegten Bundesland werden dem Mitarbeiter dann automatisch „zugewiesen“.

  3. Hallo, ich suche einen Urlaubsplaner den ich für’s Büro auch monatsweise ausdrucken kann um ihn für das Team im A4 oder A3 Format auszuhängen.

    1. Der jetzige Urlaubskalender kann bereits in A3 gedruckt werden. Weitere Druckoptionen, auch Jahresübersichten für einzelne Mitarbeiter, wird es in Kürze auch geben.

  4. Hallo, besteht auch die Möglichkeit den Excel-Urlaubsplan zu exportieren, z.B. in einen Outlookkalender oder eine Kalenderapp o.ä. .
    Ich hätte den Urlaubsplan gerne immer am Mann und daher gerne Zugriff z.B. über ein Tablet oder Handy.

    1. Hallo, die Möglichkeit zu einem direkt Export zu Outlook funktioniert nicht. Am einfachsten wäre es wahrscheinlich die Excel-Datei in eine Cloud zu legen und dann darüber mobil zu nutzen.

  5. Hallo, Sven. Wir suchen den Urlaubskalender welchen automatisch die Urlaubstagen anpassen wird. Gemeint ist, bei uns ist in 1. Jahr 28 T Urlaub. in 2.tem 29 Tage und in 3.tem Jahr 30 Tage bei gewerbliche MA. Bezogen auf das Eintrittsdatum.

    Aber auch in Büro in 1.tem Jahr sind es 28 Tage. Und in 2.tem Jahr 30 Tage. Also noch mal andere Berechnung.

    Ob Ihren Kalender uns es herzaubern kann? Vielen Dank und Gruß

    1. Guten Tag,

      der Urlaubsanspruch des aktuellen Jahres wird aktuell manuell hinterlegt. Man könnte eine Spalte in der das Eintrittsdatum steht ergänzen und dann per Formel den Urlaubsanspruch berechnen. Wenn dabei Hilfe benötigt wird, dann gerne bei mir melden.

    1. Hallo, Excel 2003 ist kein Problem. In der kostenfreien Version lassen sich Legende und Formatierungen manuell anpassen und in der Premiumversion per Eingabemaske.

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  • Mitarbeiter und Teams einfach & komfortabel per Benutzeroberfläche hinzufügen und bearbeiten
  • Die Reihenfolge der Mitarbeiter und Teams per Oberfläche anpassen
  • Vorhandene Daten aus alten Versionen per integrierten Update-Tool integrieren
  • Formatierungen lassen sich dynamisch per Eingabemaske bearbeiten
  • Kalender für das nächste Jahr komfortabel per Button erzeugen
  • Dynamischer Wechsel zwischen den Sprachen deutsch & englisch
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