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Eigenes Werkzeug · Verwaltung

Portal Sven Brunn – mein Büro in einer Datenbank

Rechnungen, Angebote, Belege, Kunden, Auswertungen, die Pflege meiner Websites und die Sicherung aller Projekte: ein System statt über Jahre gewachsener Tabellen und Ordner. Es läuft nur auf meinem Rechner.

Meine Rolle Eigenes Projekt – Konzept, Entwicklung und täglicher Einsatz

  • 97 % der Rechnungsnummern auf Belegen richtig erkannt – gemessen, ohne Sprachmodell
  • 29 Prüfschritte in einem Befehl, von Typen bis zum Website-Editor
  • lokal läuft nur auf dem eigenen Rechner – ohne Anmeldung, ohne Server, ohne Cloud-Speicher
  • Cent Geldbeträge als ganze Zahlen – Fließkomma summiert sich falsch
Auswertung im Portal mit fünf Kennzahlkacheln, deren Eurobeträge verwischt sind, und zwei Balkendiagrammen für den Verdienst je Tag und Umsatz und Ausgaben je Jahr.
Jahresvergleich mit der Leitzahl „Verdienst je Tag“. Beispieldaten, alle Beträge im Streamer-Modus verwischt.

Ausgangslage und Ansatz

Vorher lag alles in einer über Jahre gewachsenen Sammlung aus Excel-Tabellen und Ordnern. Jede Auswertung hieß, Zahlen aus mehreren Dateien zusammenzusuchen, und eine falsche Zahl fiel nur auf, wenn man zufällig nachrechnete.

Das Portal übernimmt den Bestand wiederholbar und gleicht ihn gegen die ursprünglichen Summen ab – weicht eine Zahl ab, liegt der Fehler im System, nicht in den Daten. Zwei Grundsätze ziehen sich durch: Nichts wird still gebucht, und nichts wird geraten. Wo eine Zuordnung nicht eindeutig ist, bleibt sie offen und wird gezählt.

Was das System kann

  • 01

    Rechnungen und Angebote

    Kunden wählen, und Stundensatz, Zahlungsziel, Anrede und Ansprechpartner stehen. Die Nummer wird lückenlos vergeben, das PDF trägt einen GiroCode. Outlook öffnet einen Entwurf – verschickt wird nichts ohne Freigabe.

  • 02

    Belege mit Texterkennung

    PDF ablegen, einlesen, prüfen: Lieferant, Datum, Nummer und Beträge werden ausgelesen, Scans laufen durch die Texterkennung. Erst nach der Prüfung wird die Datei sprechend umbenannt und archiviert; Dubletten erkennt eine Prüfsumme.

  • 03

    Kundenakte mit Dokumenten

    Mehrere Ansprechpartner je Kunde, einer davon Hauptansprechpartner. Rechnungen, Angebote und Verträge als Kacheln mit Vorschau, nach Jahr gruppiert, mit Betrachter – jede Zuordnung nennt ihren Grund.

  • 04

    Auswertung mit Nennern

    Die Leitzahl „Verdienst je Tag“ teilt das laufende Jahr durch die bisher vergangenen Tage, damit es fair neben vollen Vorjahren steht. Jede Kennzahl nennt ihre Bezugsgröße; ein Prüfskript rechnet sie unabhängig nach.

  • 05

    Archivieren statt Löschen

    Ausgeblendetes verschwindet aus Listen und Summen, bleibt aber mit Datum und Grund erhalten und ist mit einem Klick zurück. Wo eine Summe dadurch kleiner wird, steht dabei, um wie viel.

  • 06

    Websites bearbeiten und veröffentlichen

    Diese Website und urlaubsplaner-excel.de sind gegliedert, wie Besucher sie sehen, Deutsch und Englisch nebeneinander. Entwurf und Vorschau veröffentlichen nichts; „Veröffentlichen“ baut zur Probe, committet und überlässt den Upload der Pipeline. Das Portal kennt kein Hosting-Passwort.

  • 07

    Sicherungen aller Projekte

    Eine Übersicht zeigt je Projekt, welche Kopien es gibt und wie alt sie sind. Archive entstehen verschlüsselt auf dem eigenen Rechner und werden nach dem Schreiben wieder geöffnet und geprüft – „gesichert“ heißt „gelesen“.

  • 08

    Nur lokal, gegen Zugriffe von außen gehärtet

    Der Server lauscht nur auf dem eigenen Rechner. Zusätzlich weist das Portal Anfragen unter fremdem Namen und ändernde Anfragen fremder Herkunft ab – beides ist als Prüfung festgeschrieben.

  • 09

    Streamer-Modus und Schnellsuche

    Ein Schalter verwischt alle Eurobeträge, auch in Diagrammachsen – so sind die Bilder auf dieser Seite entstanden. Strg+K springt zu jeder Seite und häufigen Aktionen.

Einblicke

Matrix aus Jahren und Monaten mit farbig hinterlegten, verwischten Beträgen.
Jeder Monat seit Beginn auf einen Blick, umschaltbar zwischen Umsatz, Euro je Tag, Stunden und Stundensatz.
Rechnungsansicht mit Kacheln für Betrag, offenen Betrag, Fälligkeit und Aufwand, darunter Positionen und Brieftext; rechts Zahlungsstatus und Knöpfe für PDF und Outlook.
Eine Rechnung mit Positionen, Brieftext im gewohnten Wortlaut, PDF und Outlook-Entwurf.
Kundenakte einer erfundenen Firma mit Kennzahlen, zwei Ansprechpartnern samt Hauptansprechpartner und den Stammdaten.
Die Kundenakte mit Kennzahlen, mehreren Ansprechpartnern und Stammdaten.
Dokumentenansicht mit Suchfeld, Filtern und Kacheln mit verwischten Rechnungsvorschauen.
Alle Dokumente eines Kunden als Kacheln, nach Jahr gruppiert und filterbar.
Liste sicher erkannter Belege mit ausgefüllten Feldern für Lieferant, Datum, Rechnungsnummer und Beträge sowie dem künftigen Dateinamen.
Beleg-Import: Lieferant, Datum, Nummer und Beträge sind ausgelesen; ein Klick übernimmt und archiviert.
Archivseite mit Zählern und Listen archivierter Rechnungen und Angebote, jeweils mit Grund und Knopf „Zurückholen“.
Archivieren statt Löschen: Ausgeblendetes mit Datum und Grund, mit einem Klick zurückzuholen.
Editor für den Abschnitt Referenzen dieser Website mit deutschen und englischen Feldern nebeneinander.
Website-Texte bearbeiten: Deutsch und Englisch nebeneinander, gespeichert als Entwurf, bis veröffentlicht wird.
Geöffnete Schnellsuche über einer verschwommenen Rechnungsliste, mit Treffern zu den Websites.
Strg+K öffnet die Schnellsuche über alle Seiten und häufige Aktionen.

Alle Bilder stammen aus einer eigenen Datenbank mit erfundenen Firmen und Zahlen; Beträge verwischt der eingebaute Streamer-Modus. Echte Kunden und Umsätze sind nicht zu sehen.

Wie es gebaut ist

  • Mit KI-Agenten (Claude Code) gebaut – mit festen Regeln wie „Nachweis statt Vermutung“: Jede Zahl nennt ihre Bezugsgröße
  • Im Betrieb bewusst ohne KI-Modell: Die Belegerkennung läuft über gemessene Muster und die Texterkennung des Betriebssystems – offline, ohne Kosten je Beleg, nachvollziehbar
  • Die Erkennungsquote ist als Test festgeschrieben; jede Musteränderung wird gegen denselben Bestand nachgemessen
  • Eine Prüfkette mit 29 Schritten läuft immer vollständig durch und arbeitet nie schreibend an den echten Daten
  • Tägliche, geprüfte Sicherung der eigenen Datenbank im laufenden Betrieb

Eingesetzte Technik

  • Next.js 16
  • React 19
  • TypeScript
  • Tailwind CSS 4
  • SQLite
  • Drizzle ORM
  • TanStack Table
  • recharts
  • react-pdf
  • zod
  • Windows OCR
  • PyMuPDF
  • Git

Ein System wie dieses für Ihren Betrieb?

Erzählen Sie mir, wo es heute klemmt – ich antworte in der Regel innerhalb eines Werktags.

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